职场管理层如何提高开会效率?

                       

职场管理层如何提高开会效率?

会议:见怪不怪的难题

几个星期前,老总让秘书通知参加会议的高级主管准备提交会议议程项目,不久,一个建议“大杂烩”上来了。老总看了这些议项,把常规性、操作性议题放在前面,以便在大会后面的时间里集中讨论某个战略性问题。

但是会议开始后,整个计划完全走偏了。在看了销售副总的广告展示后,讨文化教育中心全部拉到公司基本设备的配置上,造成本次会议的成果是:欧洲的竞争计划推迟到下次会议进行;老总的计划还没有讨论出结果,散会时有的主管没精打采,有的神色气愤,有一直抱怨又浪费了时间……

这又是一个典型的谋杀时间的会议:没有重点,无章可循,常常在一个无足轻重的问题上讨文化了大半天,而最重要的问题却根本没时间谈:给予战略决策的注意力不够。

据美国一家国际战略咨询公司调查发现,一个典型的企业,其高层管理团队在一起工作的时间,每月不到3天;而在这3天里,其中花在讨论战略问题上的时间,不到3小时。而且就这3个小时,一般也是无果而终,很少能迅速作出优良的决策。

美国一家全球性公司的高层主管抱怨说,每年花在讨论假期问题上的时间,比花在讨论进军东南亚市场的问题上的时间还要多;召开会议浊为了要做决定,而是“共享”一下信息,或者仅仅“大家讨论一下”而已。而要做战略决策的会议,则大多是“灵机一支”决定的,没有任何前兆和准备,随意性很大。

职场管理层如何提高开会效率?

一个漏洞百出的决策能使投资者迅速地垮掉,而一个好的决策,如果决定得太慢的话,也同学会削弱市场竞争力。会议是决策过程中不可或缺的环节。而开会也是大有学问的。现在,就推出几个小窍门,让我们开会时用点时间,多出点成果。

操作性、战略决策分开处理

讨论操作性的问题和作出战略决策,二者有本质区别,需要有不同的讨论形式和思考方式。针对不同的问题和目的召开不同的会议,可防止操作性事情主导会议议程,以便赢得更多的时间讨论战略问题。

将会议重点放在决策上

会义中心定位在决策而讨论的层面上,会前的准备工作必不可少。阅读材料在会议前就要发放人参会者,在封面上列出会议将讨论的主要问题。

度量生个议面的真正价值

摆在议程上的每个议项有轻重缓急之分。因此,管理者们花在上面的时间也要区别分配。要依据每个问题对企业长期影响的大小来决定,公司董事会或分析部分可提前做全面分析,一个概算就可以了。

尽快解决问题

按照严格程序把议程上的问题一个个解决掉,必须要有明确的时间表、团队处理方式以及最后由谁来拍板等等。管理者要时常提醒自己;议程上的问题解决了吗?需要什么时候做决定?

摆出备选方案

如果没有真正的可选方案,也就无从管理。战略性备选方案的产生过程,要同它们的评估及通过过程分割开来,以加速最后的决定过程。

确保决策贯彻执行

通常一个管理团队遇到的最大挑战,不是做决定本身,而是针对所决定的内容,会后的理解是否一致,这直接关系到决策的执行效果。应避免决策沦为两种后果;一是实践中被曲解;二是成为沉默不作为的牺牲品。

开会有如行船,会议的组织者和主持者必须有舵手的意识,开论是平静的水面还是惊涛骇浪,都要稳稳的把握既定的方面,让手里“船”达到目的地,让各项问题有自己的归宿,找到解决的途径。否则,开地就会异变为时间的杀手,决策也将沦为“不系之舟”,茫然失所。

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